Protocol bij overlijden binnen sc Leovardia
Inleiding
Het protocol heeft betrekking op het overlijden van leden, bestuursleden, ereleden, leden van verdienste, oud-leden, sponsoren, donateurs, vrijwilligers en familieleden van leden.
Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling.
Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling 'uitstel wedstrijden bij overlijden'. De KNVB-regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden en begeleiders het desbetreffende team recht heeft op een wedstrijd uitstel. Bij het overlijden van bestuursleden of ereleden heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB.
Iedereen gaat anders om met het verlies van een dierbare. Wanneer je andermans gevoelens en wensen in je achterhoofd houd, kan je nooit iets fout doen! Deze gevoelens en wensen kunnen leiden tot het afwijken van het protocol. Dit protocol is dan ook een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet.
Procedure
- Krijgt een van de bestuursleden bericht van overlijden van een bestuurslid, erelid, lid of familielid van één van de leden, een donateur, oud-lid, sponsor van sc Leovardia of verneemt hij/zij op een andere wijze van het overlijden van een van bovengenoemde personen, dan neemt hij/zij direct contact op met de voorzitter.
- De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur, waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging hierop zal reageren.
Bij afwezigheid van de voorzitter, zullen zijn/haar taken worden overgenomen door zijn/haar vervanger.
- Bij het overlijden van een bestuurslid, lid van verdienste of (ere-)leden zullen de leden van de vereniging door middel van een ‘In memoriam’ op de website op de hoogte worden gebracht. In overleg met de familie kan het ‘In Memoriam’ gedeeld worden op social media.
- Het bestuur zorgt bij het overlijden van bestuursleden of (ere-)leden namens de gehele vereniging voor een rouwadvertentie in de lokale Huis aan Huis. Indien mogelijk gelijk met de familie, maar nooit vooraf.
- De secretaris verstuurt aan de familie van onder 1) overledene, namens sc Leovardia een condoleance kaart.
- In geval van afgelasting van wedstrijden zal de wedstrijdsecretaris zo snel mogelijk de KNVB en de leiders van onze teams, en eventueel de tegenstanders van die speelronde op de hoogte brengen.
- In geval van het houden van een minuut stilte, ter nagedachtenis aan de overledene, neemt de wedstrijdsecretaris contact op met de leider en/of aanvoerder van het elftal / de elftallen en wordt door hem/haar geregeld dat de leiders/aanvoerders van de tegenstander(s) en de scheidsrechter(s) worden geïnformeerd.
- Direct na het bekend worden van het overlijden van genoemde personen wordt de vlag bij het clubgebouw halfstok gehangen. Dit zal gecoördineerd worden vanuit het bestuur.
Situaties en gevolgen
- Bij het overlijden van een (spelend)lid (onder 1) kan de wedstrijd van het betreffende team, het eerstvolgend weekend daarna afgelast worden, zulks in overleg met de nabestaanden en de KNVB.
Bij de eerstvolgende wedstrijd van een seniorenelftal wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene. De thuisspelende seniorenelftallen spelen het betreffende weekend met een rouwband.
Bij de wedstrijden van de juniorenelftallen wordt in overleg met de spelers en begeleiding een minuut stilte gehouden. Juniorenelftallen en pupillenelftallen spelen niet met rouwbanden.
- Bij het overlijden van een (ere)lid / lid van verdienste wordt er een minuut stilte in acht genomen bij de eerstvolgende wedstrijden ter nagedachtenis van de overledene. Dit geldt ook bij uitwedstrijden.
Er zal i.o.m. de familie door het bestuur in het clubhuis een plek worden ingericht om de overledene te gedenken.
De muziekkeuze in het clubhuis zal tijdelijk aangepast worden aan de situatie.
- Bij het overlijden van een lid, zijnde een niet actieve speler/speelster, wordt een minuut stilte gehouden bij alle daaropvolgende seniorenwedstrijden, welke thuis worden gespeeld, wanneer daar behoefte aan is bij de familie en/of spelers.
- Bij het overlijden van een oud-lid/sponsor/donateur/vrijwilliger wordt, in overleg met de familie, een minuut stilte in acht genomen bij de eerstvolgende wedstrijd ter nagedachtenis van de overledene.
- Bij het overlijden van een familielid, zijnde de vader, moeder of een van de kinderen uit een gezin, worden de wedstrijden van het betreffende team pupillen of jeugd, volgend op het bericht van overlijden tot en met het daaropvolgende weekend, afgelast, wanneer daar behoefte aan is bij de familie en/of spelers.
- Bij het overlijden van de partner van een actieve speler wordt de daaropvolgende wedstrijd van het desbetreffende elftal afgelast, wanneer daar behoefte aan is bij de familie en/of spelers.
- Het is van groot belang dat het actieve lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed word opgevangen en dat de leider en/of vertrouwenspersoon, met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Een goede aandacht voor- en begeleiding van het lid en eventueel de groep is van groot belang.
- Als op een wedstrijddag en eventueel tijdens een wedstrijd, een bericht van overlijden wordt gegeven van een van onze leden, worden de daarop betrekking hebbende wedstrijden, in overleg met het bestuur, direct afgelast of stilgelegd.
- In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit.
