Sicco ter Horst Fonds

Protocol Sicco ter Horst Fonds sc Leovardia

1. Doel
   Het doel van het fonds is om de jeugdvoetbalactiviteiten bij voetbalclub sc Leovardia financieel te ondersteunen en te promoten.

2. Samenstelling fondsbestuur.
   Het fondsbestuur bestaat uit personen die betrokken zijn bij de vereniging sc Leovardia. Dat kunnen voor een deel bestuursleden/commissieleden zijn, tenslotte zijn zij het meest direct betrokken bij het jeugdvoetbal. Ook zijn er minstens 2 onafhankelijke (oud-)leden lid van het bestuur om de objectiviteit van het bestuur te waarborgen.

3. Aanvraag en goedkeuring van het fonds
   Aanvragen voor het fonds kunnen door middel van een online formulier worden ingediend door alle leden van sc Leovardia. De aanvraag moet inclusief een uitgebreide beschrijving van de activiteiten, een begroting en een tijdschema worden ingediend bij het fondsbestuur.
   Het fondsbestuur bevestigt de aanvraag aan de aanvrager en geeft daarin de termijn aan waarbinnen een antwoord wordt gegeven. Het fondsbestuur beoordeelt de aanvraag in overleg met het jeugdbestuur. Het fondsbestuur stelt, indien nodig, aanvullende vragen. Als de aanvraag is beoordeeld ontvangt de aanvrager een reactie per e-mail.

4. Proces
   Het fonds zal de aanvragen beoordelen en goedkeuren. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, stuurt het fonds de aanvrager een bevestigingsmail met de details van de activiteiten, de begroting en het tijdschema. De aanvrager moet vervolgens de activiteiten uitvoeren en een verslag van de activiteiten indienen bij het fonds. De vergoeding vindt vooreest plaats op declaratie-basis. Als er op een andere manier bekostigd moet worden dient dit in de aanvraag meegenomen te worden.
   
   Het fonds wijst voorafgaand aan de behandeling van de aanvraag 1 bestuurslid aan die beoordeling aan de aanvrager mee deelt.

5. Financiering
   Het fonds financiert activiteiten door middel van financiële bijdragen waarmee de aanvrager de activiteiten kan uitvoeren.
   Het fonds zal standaard een financiële bijdrage verstrekken die maximaal 75% van de totale kosten van de activiteiten zal dekken. De uitzondering hierop is als het de jeugdafdeling in zijn algemeenheid ten goede komt.

6. Promotie
   Het fonds zal de activiteiten bij voetbalclub sc Leovardia promoten door middel van persberichten, social media-activiteiten en andere promotiemiddelen. Het fonds-logo dient vermeld te worden bij reclame-uitingen voor de activiteit.

7. Evaluatie en verantwoording
   Het fonds zal de activiteiten evalueren na afloop van de activiteiten. De evaluatie zal worden gebruikt om te bepalen of de activiteiten hebben geleid tot de gewenste resultaten.
   
   Het fondsbestuur doet jaarlijks verslag van de aanvragen op de Algemene Ledenvergadering (ALV) van sc Leovardia. Hierin staat vermeld wat er gehonoreerd is en wat afgewezen is. Hierdoor worden de criteria ook inzichtelijk voor anderen die eventueel een aanvraag willen indienen.
   
   Eventuele sponsorbijdragen specifiek tbv de jeugd, kunnen ook in het fonds gestort worden, denk daarbij bijvoorbeeld ook aan legaten en donateur bijdragen.